결정권자와 회신 기한을 정하지 않으면 외주 일정이 늦어진다

외주 일정이 늦어졌을 때 제작이 늦은 것인지, 내부 결정이 늦은 것인지 구분할 수 있어야 합니다.

시안이 올라왔는데 단체 방에는 이모지만 쌓이고, “대표님이 보시면 말씀드릴게요”만 반복된다면 다음 작업은 시작되지 않습니다. 이때 필요한 것은 재촉이 아니라 결정권자와 회신 기한입니다.

결정권자는 직함이 아니라 최종 승인자다

결정권자는 직함이 가장 높은 사람이 아닙니다. 해당 시안에 대해 마지막으로 통과 또는 수정을 결정하는 한 사람입니다. 의견을 주는 사람과 최종 승인자를 구분하지 않으면 업체는 서로 다른 요구를 모두 반영하려고 하고, 수정이 길어집니다.

작은 팀이라도 최종 승인자는 한 명으로 정하는 편이 좋습니다. 여러 사람이 의견을 낼 수는 있지만, 마지막 판단은 한 사람의 문장으로 남아야 합니다.

회신 기한은 다음 작업의 시작점이다

회신 기한은 예의나 압박이 아닙니다. 업체가 다음 제작 단계에 들어갈 수 있는 기준입니다. “확인 후 전달”, “가능하면 빨리”, “월요일쯤”처럼 이름과 시간이 빠진 표현은 일정이 아닙니다.

시안이 수요일 오전에 도착했다면, “목요일 오전까지 김OO가 승인 또는 수정 의견을 회신한다”처럼 적습니다. 시안이 큰 경우에는 1~2영업일처럼 현실적인 시간을 정해도 괜찮습니다. 중요한 것은 정확한 담당자와 시점입니다.

부재 시 대체자와 회신 형식 정하기

결정권자가 출장이나 휴가로 자리를 비울 수 있습니다. 이때를 대비해 대체 승인자를 함께 정합니다. 또한 회신 형식도 단순하게 고정합니다.

• 통과: 목적 문장과 범위를 기준으로 승인

• 수정 요청: 문제가 있는 화면과 이유를 구체적으로 작성

“느낌은 좋은데 조금만 더…”는 다음 작업을 시작하게 하는 회신이 아닙니다. 목적 문장이나 합의한 범위에 근거한 수정 요청이어야 합니다.

지연을 구분해서 기록하기

제작 지연과 회신 지연은 같은 납기 뒤에 나타나지만 원인이 다릅니다. 시안 도착일, 회신 담당자, 회신 기한, 실제 회신일을 함께 기록하면 어느 단계에서 시간이 사라졌는지 확인할 수 있습니다.

단체 방의 반응이 많다는 사실도 결정이 되었다는 뜻은 아닙니다. 이모지는 반응이고, 결정은 이름이 있는 통과 또는 반려입니다.

바로 쓰는 템플릿

결정권자: [최종 승인자 이름]

회신 기한: 시안 전달 후 [1~2영업일] 이내

부재 시: [대체 승인자 이름]

회신 형식: 통과 / 수정 요청

수정 기준: 목적 문장과 합의한 범위에 근거해 작성

결론

외주 일정은 업체의 제작 속도만으로 결정되지 않습니다. 누가 마지막으로 결정하는지, 언제까지 회신하는지, 부재 시 누가 대신하는지를 미리 적어야 다음 작업의 시작점이 생깁니다.

시안을 보낼 때 요청 문장과 회신 담당자·기한을 한 줄에 함께 적어 보세요.